Política de privacidad

A efectos de la presente Política, todos los términos relativos a la protección de datos personales deben interpretarse conforme a la normativa vigente aplicable, en particular el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 («RGPD»), así como la ley francesa n.º 78-17, de 6 de enero de 1978, denominada «Loi Informatique et Libertés». Se entienden, en su caso, con arreglo a las definiciones indicadas en el sitio web o, en su defecto, según la interpretación de la normativa aplicable y la práctica de las autoridades de control competentes.

Preámbulo

La sociedad CONSEILMED concede una importancia especial a la protección de los datos personales, al respeto de la vida privada y a la confidencialidad de la información que se le confía.

La presente Política de privacidad constituye el documento marco central del sistema de cumplimiento de CONSEILMED en materia de protección de datos personales. Tiene por objeto presentar, de forma clara, accesible y transparente, los principios, compromisos y medidas aplicados por CONSEILMED en el marco de sus actividades, de la explotación de los sitios indemnidad.com y app.indemnisation.com y de los servicios asociados, así como informar a las personas interesadas sobre las condiciones en las que sus datos personales se recogen, utilizan, conservan y protegen.

Según los tratamientos de que se trate, CONSEILMED puede intervenir:

La calificación aplicable se determina caso por caso según la naturaleza del tratamiento y se precisa, para cada uno de ellos, en el cuadro resumen que figura en el anexo.

La presente Política se inscribe en un enfoque global de transparencia, lealtad y responsabilidad proactiva (accountability). Se ha elaborado conforme a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016 («RGPD»), en particular sus artículos 12 a 14 relativos a la información de las personas interesadas, en la ley francesa «Informatique et Libertés» modificada, así como en las recomendaciones y directrices de la CNIL (autoridad francesa de protección de datos) y del Comité Europeo de Protección de Datos.

Se aplica a todos los tratamientos realizados por CONSEILMED por cuenta propia o por cuenta de terceros. Cuando CONSEILMED actúa como encargado del tratamiento por cuenta de clientes responsables del tratamiento, la presente Política se completa, en su caso, con disposiciones contractuales específicas, en particular un contrato de encargo del tratamiento (Data Processing Agreement o DPA).

Las características detalladas de cada tratamiento —en particular los fines perseguidos, las categorías de datos afectadas, las bases jurídicas aplicables, los destinatarios, los plazos de conservación, los derechos de las personas interesadas, las posibles transferencias de datos y la calificación de los roles— figuran en el cuadro resumen anexo, actualizado periódicamente. Puede obtenerse cualquier información adicional mediante simple solicitud al Delegado de Protección de Datos (DPD).

CONSEILMED garantiza el acceso permanente a la presente Política, en particular desde los sitios indemnidad.com, indemnisation.ai y app.indemnisation.com y en sus documentos contractuales asociados. La actualiza periódicamente para tener en cuenta la evolución de los tratamientos, del marco normativo aplicable y de las prácticas técnicas. A tal efecto, CONSEILMED conserva la trazabilidad de las sucesivas versiones de la Política y de su fecha de publicación.

La presente Política constituye así una herramienta esencial de gobernanza de los datos que permite a CONSEILMED cumplir sus obligaciones legales, reforzar la confianza de sus usuarios, clientes y socios, y demostrar su conformidad con los requisitos aplicables en materia de protección de datos personales.

1. Gobernanza y responsabilidad proactiva

CONSEILMED ha situado la protección de datos en el centro de su organización. Este enfoque se basa en particular en:

Este enfoque permite garantizar una gestión controlada de los datos y una trazabilidad completa.

2. Responsabilidades y calificación de los roles

En el marco de sus actividades, CONSEILMED realiza distintos tratamientos de datos personales y puede intervenir, según el caso, como responsable o como encargado del tratamiento. A tal efecto, CONSEILMED analiza cada tratamiento caso por caso para determinar el rol aplicable y organizar su cumplimiento de forma documentada.

a) CONSEILMED como responsable del tratamiento

CONSEILMED actúa como responsable del tratamiento cuando determina los fines y los medios del tratamiento, en particular cuando decide:

En este marco, CONSEILMED vela por el cumplimiento de todas las obligaciones legales y reglamentarias que le incumben en virtud de la normativa aplicable en materia de protección de datos.

b) CONSEILMED como encargado del tratamiento

CONSEILMED actúa como encargado del tratamiento, en el sentido del artículo 28 del RGPD, cuando trata datos personales por cuenta de sus clientes, socios o profesionales que actúan a su vez como responsables del tratamiento.

En ese caso, los datos se tratan exclusivamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable del tratamiento, en el marco de los servicios encomendados, durante el plazo definido contractualmente y conforme a los fines determinados por este.

Estos tratamientos están sujetos a un marco contractual específico, en particular mediante un contrato de encargo del tratamiento (Data Processing Agreement o DPA) que define las obligaciones respectivas de las partes conforme a la normativa aplicable. La presente Política no sustituye las obligaciones de información que incumben al responsable del tratamiento.

La calificación de los roles aplicable a cada tratamiento se precisa en el cuadro resumen de los tratamientos que figura en el anexo o puede obtenerse mediante simple solicitud al Delegado de Protección de Datos (DPD).

3. Fines de los tratamientos, categorías de datos tratados y principio de minimización

Los datos personales tratados por CONSEILMED se recogen con fines determinados, explícitos y legítimos, y se limitan a la información estrictamente necesaria en relación con los objetivos perseguidos, conforme al principio de minimización previsto por la normativa aplicable.

Así, antes de realizar cualquier tratamiento, CONSEILMED define los fines perseguidos y limita la recogida a los datos adecuados, pertinentes y necesarios.

Según el caso, los tratamientos pueden tener en particular como finalidad:

Según la naturaleza de los tratamientos, las categorías de datos que pueden verse afectadas comprenden en particular:

Los fines perseguidos, las categorías de datos afectadas y los tratamientos asociados se detallan en el cuadro resumen que figura en el anexo o pueden obtenerse mediante simple solicitud al Delegado de Protección de Datos (DPD).

4. Fines y bases jurídicas

Antes de realizar cualquier tratamiento de datos personales, CONSEILMED se asegura de que se basa en una base jurídica conforme a la normativa aplicable. En su defecto, no puede realizarse ningún tratamiento.

Los tratamientos se basan, según el caso, en una de las bases jurídicas previstas por el RGPD, en particular:

Cuando el tratamiento se basa en el consentimiento, CONSEILMED vela por que este se obtenga de manera libre, específica, informada e inequívoca, y por que pueda retirarse en cualquier momento de forma sencilla.

En determinados casos particulares, en especial cuando se trate de categorías especiales de datos como los datos de salud, pueden aplicarse asimismo bases jurídicas o condiciones adicionales previstas por la normativa, previo análisis documentado.

Las bases jurídicas aplicables a cada tratamiento se indican en las cláusulas informativas y se detallan en el cuadro resumen que figura en el anexo o pueden obtenerse mediante simple solicitud al Delegado de Protección de Datos (DPD).

5. Destinatarios de los datos

CONSEILMED controla el acceso a los datos y limita su difusión a los destinatarios estrictamente necesarios. A tal efecto, los datos pueden ser accesibles:

El detalle de los destinatarios puede obtenerse mediante simple solicitud al DPD.

6. Plazos de conservación

CONSEILMED determina plazos de conservación adaptados a la naturaleza de los tratamientos y a los fines perseguidos. Así, los datos se conservan:

Estos plazos se definen teniendo en cuenta las obligaciones legales, las recomendaciones de la CNIL, las necesidades operativas y, en su caso, las instrucciones de los clientes cuando CONSEILMED actúa como encargado del tratamiento.

CONSEILMED vela asimismo por la actualización periódica de los datos y la reevaluación de su pertinencia. Una vez alcanzados los fines, los datos se suprimen o se seudonimizan.

El detalle de los plazos de conservación aplicables a cada tratamiento se precisa en el cuadro resumen de los tratamientos del anexo o puede obtenerse mediante simple solicitud al DPD.

7. Seguridad de los datos

CONSEILMED aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos tratados, la sensibilidad de la información, el estado de la técnica, los costes de aplicación y los riesgos para los derechos y libertades de las personas interesadas.

Estas medidas tienen en particular por objeto garantizar:

Según las necesidades, estas medidas pueden incluir en particular sistemas de cifrado, seudonimización, flujos seguros, mecanismos de autenticación reforzada, soluciones de registro, procedimientos de control de acceso, pruebas periódicas, planes de continuidad de la actividad y procedimientos internos de gestión de crisis.

Estas medidas se refuerzan cuando los tratamientos afectan a categorías especiales de datos, en particular datos de salud.

Los requisitos de seguridad y confidencialidad se imponen a todos los colaboradores de CONSEILMED y a sus proveedores, socios y encargados del tratamiento, que están sujetos a obligaciones contractuales adecuadas.

8. Violaciones de datos

En caso de violación de datos personales, CONSEILMED adopta sin dilación las medidas necesarias para contener sus efectos, limitar sus consecuencias y restablecer, en su caso, el nivel de seguridad adecuado.

Para ello, CONSEILMED ha establecido un sistema estructurado de gestión de incidentes y violaciones de datos que permite su detección, calificación, análisis y tratamiento rápido. Este sistema comprende en particular:

CONSEILMED sensibiliza asimismo a sus colaboradores sobre los procedimientos aplicables para garantizar una comunicación rápida de los incidentes y una respuesta adecuada. Conforme a la normativa, toda violación de datos personales se documenta en un registro específico.

Cuando CONSEILMED actúa como responsable del tratamiento, realiza, en su caso, las notificaciones exigidas ante la autoridad de control competente, en particular la CNIL, e informa a las personas interesadas cuando la normativa lo exige, conforme a los artículos 33 y 34 del RGPD.

Cuando CONSEILMED actúa como encargado del tratamiento, informa sin dilación al responsable del tratamiento de toda violación de datos personales de la que tenga conocimiento y le asiste, en la medida aplicable, para permitirle cumplir sus propias obligaciones.

Las modalidades de gestión de incidentes pueden comunicarse mediante simple solicitud al Delegado de Protección de Datos (DPD), sin perjuicio de los imperativos de seguridad y confidencialidad.

9. Datos de salud

Cuando los servicios implican el tratamiento de datos de salud, CONSEILMED aplica un marco de protección reforzado que incluye, en particular, una mayor seguridad de los sistemas, una restricción estricta del acceso únicamente a las personas autorizadas, un marco contractual adecuado de los tratamientos y el cumplimiento de los requisitos normativos específicos del sector sanitario.

Los datos de salud se alojan en un proveedor certificado como «Hébergeur de Données de Santé» (HDS, alojamiento certificado de datos de salud), conforme al artículo L.1111-8 del Código de Salud Pública francés. Además, CONSEILMED, así como todos sus colaboradores y encargados del tratamiento, están sujetos a estrictas obligaciones de confidencialidad y, en su caso, al secreto profesional y médico conforme a las disposiciones legales aplicables.

10. Tratamiento de datos sensibles, datos de menores y uso de herramientas de inteligencia artificial

El Encargado del tratamiento puede tratar, por cuenta del Responsable del tratamiento, datos sensibles, en particular datos de salud y, en su caso, datos relativos a personas menores de edad.

A tal efecto, el Encargado del tratamiento se compromete a aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, en particular en lo que respecta a los requisitos de confidencialidad, integridad y seguridad de los datos y al respeto del secreto médico.

El Encargado del tratamiento asiste al Responsable del tratamiento para permitirle cumplir sus obligaciones, en particular en materia de:

En caso de uso de herramientas de inteligencia artificial, CONSEILMED vela por que su utilización sea compatible con la normativa aplicable en materia de protección de datos, de confidencialidad y, en su caso, con el Reglamento europeo de Inteligencia Artificial (AI Act).

No se utiliza ninguna herramienta de IA para adoptar decisiones que produzcan efectos jurídicos significativos sin la intervención humana adecuada.

CONSEILMED, como Encargado del tratamiento, se compromete a:

El Cliente, Responsable del tratamiento, sigue siendo el único responsable de la licitud de los tratamientos, de la elección de los fines y del cumplimiento de sus obligaciones de información y de base jurídica.

11. Evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD)

CONSEILMED integra el análisis de riesgos en su enfoque de cumplimiento basándose en su registro de actividades de tratamiento y en una evaluación previa sistemática de cada tratamiento. Este análisis permite identificar los tratamientos que requieren una EIPD, en particular según los criterios definidos por la CNIL y el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD).

Habida cuenta de la naturaleza de sus actividades, que implican en particular datos sensibles y situaciones potencialmente de riesgo, algunos tratamientos pueden ser objeto de una EIPD para garantizar un nivel de protección reforzado.

Cuando CONSEILMED actúa como responsable del tratamiento, realiza las EIPD necesarias. Cuando interviene como encargado del tratamiento, asiste al responsable proporcionándole la información técnica y organizativa útil para la realización de este análisis, conforme a sus obligaciones contractuales.

Los tratamientos que pueden ser objeto de una EIPD se identifican en el cuadro resumen de los tratamientos del anexo o pueden obtenerse mediante simple solicitud al DPD.

12. Transferencias de datos

CONSEILMED trata los datos exclusivamente dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). Si en el futuro se produjeran transferencias fuera de la UE, estarían estrictamente sujetas a garantías adecuadas, en particular mediante cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o mecanismos equivalentes, completadas en su caso con medidas técnicas y organizativas adecuadas.

El detalle de las posibles transferencias y de las garantías asociadas se precisa en el cuadro resumen de los tratamientos del anexo o puede obtenerse mediante simple solicitud al DPD.

13. Encargados y subencargados del tratamiento

En el marco de sus actividades, CONSEILMED puede recurrir a proveedores o socios que impliquen un tratamiento de datos personales. A tal efecto, CONSEILMED selecciona a intervinientes que ofrezcan garantías suficientes en materia de seguridad, confidencialidad y cumplimiento de la normativa aplicable.

Antes de su intervención, CONSEILMED realiza, cuando es necesario, una evaluación adecuada del nivel de protección ofrecido por dichos proveedores y enmarca contractualmente sus misiones integrando las obligaciones previstas por el RGPD, en particular en materia de seguridad, confidencialidad, asistencia, trazabilidad y respeto de las instrucciones aplicables.

Cuando CONSEILMED actúa como responsable del tratamiento

CONSEILMED enmarca estrictamente los tratamientos realizados por su cuenta por sus encargados y controla las condiciones en las que los datos personales se recogen, utilizan, conservan, alojan o comunican.

Cuando CONSEILMED actúa como encargado del tratamiento

Cuando interviene por cuenta de sus clientes responsables del tratamiento, CONSEILMED se compromete en particular a:

CONSEILMED puede recurrir a subencargados del tratamiento en las condiciones previstas por la normativa y por el contrato aplicable, en particular previa autorización específica o general del responsable del tratamiento de que se trate.

En ese caso, CONSEILMED vela por que dichos subencargados estén sujetos a obligaciones de protección de datos al menos equivalentes a las que le incumben y sigue siendo responsable, frente a su cliente, de la correcta ejecución de las obligaciones encomendadas.

La identificación de los encargados y, en su caso, de los subencargados del tratamiento se precisa en el cuadro resumen que figura en el anexo o puede comunicarse mediante simple solicitud al Delegado de Protección de Datos (DPD), sin perjuicio de los requisitos de seguridad y confidencialidad.

14. Transparencia: información a las personas interesadas

CONSEILMED concede una importancia especial a la transparencia de los tratamientos para garantizar un alto nivel de información y de confianza, en particular habida cuenta de la sensibilidad de los datos tratados.

A tal efecto, CONSEILMED proporciona a las personas interesadas una información clara y adaptada sobre las condiciones de tratamiento de sus datos, en particular en el momento de su recogida, en el primer contacto en caso de recogida indirecta, o en caso de modificación sustancial del tratamiento.

La información se facilita según un enfoque por capas:

CONSEILMED se apoya asimismo en su registro de actividades de tratamiento para identificar las categorías de personas interesadas y adaptar las modalidades de información a los tratamientos y públicos de que se trate.

El detalle de las modalidades de información y de los tratamientos afectados puede obtenerse mediante simple solicitud al DPD.

15. Derechos de las personas interesadas

CONSEILMED aplica los procedimientos internos necesarios para garantizar el ejercicio efectivo de los derechos de las personas interesadas (acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad y retirada del consentimiento) en las condiciones previstas por la normativa aplicable y en los plazos legales.

Cualquier solicitud relativa al ejercicio de estos derechos puede dirigirse a CONSEILMED a través de los datos de contacto indicados en el sitio web o, en su caso, al Delegado de Protección de Datos (DPD) designado, que se encarga de su seguimiento.

Cuando exista una duda razonable sobre la identidad del solicitante, podrá solicitarse un documento acreditativo de identidad, respetando el principio de proporcionalidad.

Cuando CONSEILMED actúa como responsable del tratamiento, tramita directamente las solicitudes recibidas y responde a ellas conforme a sus obligaciones legales.

Cuando CONSEILMED actúa exclusivamente como encargado del tratamiento, las solicitudes se transmiten al responsable del tratamiento correspondiente. CONSEILMED le asiste, en la medida aplicable, para permitir la correcta gestión de las solicitudes, conforme a las instrucciones recibidas y a los compromisos contractuales aplicables.

Las personas interesadas tienen asimismo derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control: la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), autoridad de control principal de CONSEILMED al estar establecida en Francia (www.cnil.fr), o la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) (www.aepd.es), que dará traslado de la reclamación a la CNIL cuando proceda.

16. Cookies y otros rastreadores

Durante la navegación por el sitio web, pueden instalarse cookies y otros rastreadores en el terminal del usuario.

Los rastreadores estrictamente necesarios para el funcionamiento del sitio se instalan sin consentimiento. El sitio utiliza además, para todos los visitantes, un contador de visitas anónimo y sin cookies (Vercel Web Analytics).

Los demás rastreadores solo se instalan tras obtener el consentimiento del usuario: en el sitio indemnidad.com, HubSpot (vinculación de las visitas con los contactos conocidos) y Microsoft Clarity (mapas de clics y grabación de las visitas para mejorar el sitio).

El usuario puede modificar sus preferencias en cualquier momento mediante el módulo de gestión de cookies accesible desde el sitio web («Gestionar las cookies», al pie de cada página).

17. Contacto: Delegado de Protección de Datos

Habida cuenta de la naturaleza de sus actividades y de la sensibilidad de los datos tratados, en particular datos de salud, CONSEILMED ha designado un Delegado de Protección de Datos. Este actúa con total independencia y se encarga de velar por la conformidad de los tratamientos, asesorar a los equipos, acompañar la gestión de los riesgos (en particular mediante las evaluaciones de impacto), supervisar la gestión de las violaciones de datos y de los derechos de las personas, y servir de interlocutor con la CNIL.

Puede dirigirse al DPD para cualquier pregunta relativa a la protección de datos o al ejercicio de sus derechos: dpo@indemnisation.com.

18. Enlaces externos

El sitio web puede contener enlaces a servicios de terceros. CONSEILMED no ejerce ningún control sobre sus prácticas.

19. Actualización

La presente política puede modificarse en cualquier momento para tener en cuenta la evolución legal, técnica u organizativa y las recomendaciones de las autoridades competentes. La versión vigente es la publicada en el sitio web.

Anexo: cuadro resumen de los tratamientos de datos personales realizados por CONSEILMED por cuenta propia o por cuenta de terceros

1. Tratamientos realizados por CONSEILMED como responsable del tratamiento

CONSEILMED determina los fines y los medios de los tratamientos en el marco de la explotación de sus sitios web y del sitio app.indemnisation.com y sus servicios.

FinalidadDatos recogidosBase jurídicaDestinatariosPlazo de conservaciónObservaciones
Gestión del sitio web y de la plataformaIP, registros, navegador, páginas consultadas, datos técnicosInterés legítimoEquipos internos, proveedores técnicos (alojamiento, mantenimiento)6 a 12 meses (registros)Funcionamiento y seguridad
Creación y gestión de las cuentas de usuarioIdentidad, correo electrónico, credenciales, datos de conexiónEjecución del contratoEquipos internos, proveedores informáticosDuración de la cuenta + supresión al cierre (o por inactividad)Acceso seguro
Gestión de solicitudes (contacto, demostración, elegibilidad)Nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, contenido de la solicitudMedidas precontractualesEquipos internosDuración del tratamiento + 3 años máx. (prospección)Cualificación
Gestión de la relación contractualDatos de identificación, historial de intercambiosEjecución del contratoEquipos internosDuración del contrato + obligaciones legales (5 años)Seguimiento de clientes
Comunicación con los usuariosCorreo electrónico, teléfonoInterés legítimo / contratoEquipos internosDuración de la relación + 3 añosNotificaciones
Medición de audiencia y analíticaIP (anonimizada), navegación, dispositivoConsentimientoHubSpot, Microsoft Clarity13 meses máx.Axeptio
Optimización de los serviciosDatos de uso, comportamiento del usuarioInterés legítimoProveedores de analítica13 meses máx.Experiencia de usuario
Promoción de los serviciosCookies de marketing, datos de navegaciónConsentimientoSocios de marketing, Google13 meses máx.Publicidad
Gestión de las cookies y rastreadoresPreferencias, consentimientoObligación legalAxeptio, equipos internos6 a 13 mesesPrueba del consentimiento
Seguridad y prevención del fraudeRegistros, IP, actividad técnicaInterés legítimo / obligación legalEquipos internos, autoridades6 a 12 mesesTrazabilidad
Mantenimiento y mejoraRegistros técnicos, incidenciasInterés legítimoProveedores técnicos6 a 12 mesesSoporte
Cumplimiento de las obligaciones legalesDatos necesarios para el cumplimientoObligación legalAutoridades, asesores jurídicosPlazos legales—

2. Tratamientos realizados por CONSEILMED como encargado del tratamiento (por cuenta de los clientes)

CONSEILMED actúa exclusivamente siguiendo las instrucciones de sus clientes profesionales (responsables del tratamiento), en las condiciones definidas en el DPA.

FinalidadDatos recogidosBase jurídica (cliente)DestinatariosPlazo de conservaciónObservaciones
Gestión y seguimiento de expedientesIdentidad, datos de contacto, datos administrativosDeterminada por el clienteCliente, equipos autorizados de CONSEILMEDSegún instrucciones del clienteTratamiento principal